Księgi rzetelne to księgi prowadzone zgodnie ze stanem rzeczywistym. 

Księga rzetelna, to zatem księga, której zapisy odzwierciedlają stan faktyczny jaki ma miejsce w Państwa Firmach. To takie księgi, które zawierają zapisy dotyczące wszystkich transakcji, jakie miały miejsce w okresie rozliczeniowym.

Komplet dokumentów przekazany do biura rachunkowego – to zatem, punkt wyjścia dla rzetelności ksiąg.

Księga nierzetelna jest to księga prowadzona niezgodnie ze stanem rzeczywistym.

W sytuacji gdy księga będzie nierzetelna podatnikowi grożą sankcje 
karne z kodeksu karnego skarbowego za przestępstwo skarbowe 
lub wykroczenie skarbowe. 

 

Jakie dokumenty należy przygotować i przekazać do biura rachunkowego?

Do biura dostarczamy dokumenty sprzedaży, czyli:

• faktury sprzedaży (w tym zaliczkowe, końcowe, faktury do paragonów, oraz faktury anulowane),
• raporty z kas fiskalnych,
• paragony dotyczące uznanych reklamacji, zwrotów towarów, pomyłek, itp.,
• ewidencję sprzedaży bezrachunkowej lub dowody wewnętrzne sprzedaży (w sytuacji, gdy sprzedaż nie jest dokumentowana za pomocą kasy fiskalnej).

Przychodem do zaksięgowania są także nieodpłatne świadczenia np. użytkowanie ruchomości czy nieruchomości na podstawie umowy użyczenia (w pewnych przypadkach są to czynności objęte zwolnieniem) a także otrzymane kary umowne i odszkodowania. Informacje w tym zakresie bezwzględnie muszą być przekazywane do biura rachunkowego.

Do biura dostarczamy dokumenty potwierdzające poniesione wydatki tj.

• faktury zakupu towarów (zarówno towarów handlowych, jak i materiałów podstawowych i pomocniczych) – dokumenty te muszą być opatrzone datą i podpisem osoby, która je przyjęła;
• FV za paliwo, które bezwzględnie muszą zawierać numer rejestracyjny pojazdu. Jeżeli takiego numeru brak w fakturze, to należy go wpisać odręcznie;
• wszystkie wyciągi bankowe firmowe (w tym z rachunków oszczędnościowych);
• listy płac i rachunki do umów zleceń (podpisane przez pracownika/zleceniobiorcę, gdy wypłata wynagrodzenia jest w gotówce);
• oraz wszelkie inne faktury/dokumenty, jakie potwierdzają nabycie towarów i usług poniesionych w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Proszę pamiętać, o stałych kosztach, jakie Państwo ponoszą. Do najczęściej ponoszonych wydatków należą: usługi telekomunikacyjne, opłaty leasingowe, czynsze najmu, opłaty za media (energię elektryczną, ogrzewanie, wodę, opłaty za śmieci), itp.

Kosztem podatkowym są także wydatki poniesione na zakup wyposażenia oraz koszty remontów i serwisowania firmowych maszyn, urządzeń czy nieruchomości.

Ważnym aspektem prowadzonej działalności gospodarczej są wydatki poniesione na szeroko rozumiane ubezpieczenia, np. ubezpieczenie OC z racji rodzaju wykonywanej działalności, czy ubezpieczenia składników majątku. Podstawą do dokonania zapisu księgowego jest polisa ubezpieczeniowa.

Zwracamy Państwa uwagę, iż księgowaniu podlegają zdarzenia związane, zarówno z nabyciem środków trwałych, jak i z ich wykreśleniem (sprzedaż, wycofanie na cele prywatne) czy zaprzestaniem ich użytkowania (likwidacja, złomowanie, itp.). Proszę zatem, przekazywać do biura rachunkowego nie tylko faktury zakupu środków trwałych, ale też i informacje o fakcie zaprzestania ich użytkowania.

Prosimy też o przekazywanie list obecności pracowników i ewidencji godzin wykonywanego zlecenia przez zleceniobiorców, stanowią one, bowiem podstawę do naliczenia wynagrodzeń  w sposób prawidłowy.

Ważne dla czynnych podatników podatku VAT!

Wszystkie faktury dostarczane do biura muszą być podpisane tj. 
powinny zawierać datę odbioru dokumentu i podpis. 
Datę odbioru i podpis należy wpisać odręcznie w dowolnym miejscu. 
Powyższe dotyczy także dokumentów przesyłanych w formie elektronicznej 
– proszę zeskanować tylko dokumenty podpisane i opatrzone datą odbioru.

Przypominamy o konieczności terminowego dostarczania dokumentów księgowych.

 

Podstawa prawna:

• art. 53 § 22 i art. 61 § 1 ustawy z 10.09.1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz.U. z 2021 r. poz. 408),
• § 15 ust. 1 oraz załącznik nr 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2019 r. poz. 2544),
• art. 86 ust. 10b ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2021 r. poz. 685).