Trwają prace nad ustawą, która wprowadzi wyłącznie elektroniczne doręczenia korespondencji z urzędów. Zmiany wejdą w życie prawdopodobnie 1 lipca 2021 r.

Kwalifikowana elektroniczna skrzynka pocztowa

Każdy podmiot (nie tylko przedsiębiorcy, ale także każda osoba prywatna) będzie mógł utworzyć swoją kwalifikowaną elektroniczną skrzynkę pocztową. Każdy przedsiębiorca będzie musiał taką skrzynkę utworzyć. Skrzynka będzie wykorzystywana do korespondencji z urzędami, sądami i niektórymi innymi podmiotami publicznymi.

Otworzenie skrzynki będzie wiązało się z wykupieniem tzw. „usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego” u dostawcy usług zaufania. Dostawcami mają być podmioty rynkowe, ale do 2025 r. będzie to przede wszystkim Poczta Polska S.A. Nie będziesz jednak skazany na tego operatora pocztowego na zawsze – z czasem będziesz mógł go zmienić na inny podmiot, zachowując swój adres email.

Korespondencja z urzędami

Podstawowym celem zmian jest oczywiście umożliwienie prowadzenia elektronicznej korespondencji z urzędami. Wszelkie dokumenty wysłane do i otrzymane z urzędu będą miały moc równą dokumentowi papierowemu. Pozostawiono oczywiście liczne wyjątki dotyczące dokumentów, które muszą mieć specjalną formę (np. akty notarialne). Takie dokumenty w ogóle nie będą przesyłane elektronicznie.

Zasady wysyłania korespondencji do urzędów są proste – wszystkie podmioty publiczne (np. urzędy, czy sądy), będą musiały posiadać kwalifikowaną elektroniczną skrzynkę pocztową. Będziesz mógł skorzystać ze specjalnej wyszukiwarki, w której znajdziesz właściwy urząd i jego adres elektroniczny. Dokument do urzędu wyślesz przez Internet, z wykorzystaniem swojej kwalifikowanej skrzynki.

Zasady odbierania korespondencji z urzędów mogą się nieco komplikować. Jeżeli masz kwalifikowaną skrzynkę, to problemu nie ma – pismo otrzymasz na ten właśnie adres. Przypominamy, że przedsiębiorcy będą musieli takie skrzynki utworzyć. Jeżeli jednak nie masz kwalifikowanej skrzynki, to pismo z urzędu otrzymasz w tzw. trybie hybrydowym. To nic innego jak wysłanie przez urząd pisma, które zostanie następnie wydrukowane przez operatora (Pocztę Polską S.A.), umieszczone w kopercie i doręczone jak zwykłe pismo.

Teoretycznie pisma w trybie hybrydowym mają być drukowane w warunkach zachowujących tajemnicę korespondencji, starannie i w sposób zautomatyzowany. W praktyce może pojawić się oczywiście dużo problemów w tym zakresie.

Przedsiębiorcy i prawnicy muszą mieć swoje skrzynki

Przedsiębiorcy będą mieli obowiązek utworzenia swojego kwalifikowanego adresu email. Z założenia będziesz mógł zintegrować swój „zwykły” email z kwalifikowaną elektroniczną skrzynką pocztową.

Wniosek o założenie kwalifikowanej skrzynki pocztowej złożysz przy okazji składania wniosku do CEIDG lub KRS – zależnie od tego, do którego rejestru twoje przedsiębiorstwo zostanie wpisane.

Dużo wyjątków

Nowe przepisy przewidują bardzo dużo wyjątków. Dotyczą one kwestii technicznych, organizacyjnych oraz charakteru pisma. Przykładowo, pismo nie będzie wysłane elektronicznie, jeżeli objętość przesyłki to uniemożliwi lub wystąpią „inne przyczyny techniczne”. To nadawca będzie każdorazowo decydował o tym, czy taki wyjątek wystąpił. Jeżeli tak – pismo będzie wysłane standardowo, pocztą.

Przewiduje się także bardziej szczegółowe wyjątki, z których kluczowy dotyczy zamówień publicznych – do postępowań w tym zakresie przepisy o doręczeniach elektronicznych w ogóle nie będą miały zastosowania.

Korespondencja nie tylko z urzędami

UWAGA! Kwalifikowane doręczenia elektroniczne będą wykorzystywane nie tylko do korespondencji z urzędami. Mogą być wykorzystane także w bieżącej działalności gospodarczej. Przykładowo, elektronicznie będzie wysyłana korespondencja spółki do jej wspólników. Wykorzystasz ją także w postępowaniach sądowych.

Etap legislacyjny

Obecnie ustawa znajduje się w Senacie. Jeżeli ten przyjmie ustawę, ta trafi do podpisu prezydenta. Możliwe jest także zgłoszenie przez Senat poprawek do ustawy. To cofnie ustawę do Sejmu, który będzie musiał je rozstrzygnąć.