Niektóre branże są zobowiązane do posiadania kasy fiskalnej online, czyli kasy fiskalnej która automatycznie łączy się z Centralnym Repozytorium Kas CRK za pomocą internetu.

Przedsiębiorca, który rejestruje sprzedaż na kasie fiskalnej online, ma obowiązek zapewnić połączenie przesyłania danych w sposób automatyczny w momencie, kiedy urządzenie jest w trybie fiskalnym, a także na żądanie organu podatkowego z wysyłką do Centralnego Repozytorium Kas.

Kasa online automatycznie średnio co dwie godziny łączy się z CRK i przekazuje dane, dlatego w tym czasie podatnik ma obowiązek zapewnić połączenie z internetem. Przeważnie są to godziny, w których prowadzona jest działalność gospodarcza. Niestety może się zdarzyć, że tego połączenia nie będzie lub zostanie czasowo zerwane.

W przypadku czasowego braku połączenia z systemem CRK, przedsiębiorca powinien niezwłocznie zaewidencjonować sprzedaż i zadbać o jak najszybszą możliwość transmisji danych.

Jeśli występuje trwały brak połączenia z systemem CRK, przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży i po uzyskaniu zgody od naczelnika urzędu skarbowego zapewnić połączenie internetowe w uzgodnionych z naczelnikiem urzędu, odstępach czasowych.

Przedsiębiorca musi wiedzieć, że brak internetu nie może być powodem braku rejestracji sprzedaży na urządzeniu fiskalnym.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku posiadania kas wirtualnych, tutaj brak połączenia z internetem blokuje możliwość rejestracji sprzedaży.

Kasa fiskalna (drukarka fiskalna) informuje o braku połączenia online – wyświetla się komunikat błąd kom. z rep. co oznacza  błąd komunikacji z repozytorium.

Przedsiębiorca nie może ignorować takiego komunikatu. Przepisy o kasach fiskalnych online mówią o konieczności zapewnienia przez podatnika połączenia kasy z Centralnym Repozytorium Kas.

Brak takiego połączenia z winy użytkownika jest naruszeniem warunków użytkowania kas fiskalnych online i grozi za to mandat skarbowy oraz wiąże się z koniecznością zwrotu 700 zł odliczenia dokonanego przez podatnika za zakup i fiskalizację kasy online.

Interpretacje podatkowe wydane w ostatnich dwóch latach wskazują, że nie ma takiego obowiązku, żeby kasa była na stałe połączona z internetem 24h na dobę. Zasadą jest, że urządzenie fiskalne powinno być dostępne i w gotowości, żeby w momencie sprzedaży bez problemu można było zaewidencjonować transakcję.

W indywidualnej interpretacji wydanej przez dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 24 listopada 2020 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.601.2020.1.KP) organ potwierdza, że kasa powinna być włączona w momencie sprzedaży.

(…) kasa online nie musi być włączona w momencie, gdy Wnioskodawczyni nie ma w firmie i nie dokonuje sprzedaży wymienionych we wniosku urządzeń. Z tym, że trzeba mieć na uwadze, że kasa ta powinna być połączona z internetem w czasie, gdy Wnioskodawczyni sprzedaje urządzenia dla potrzeb sadownictwa tj. sezonowo: na wiosnę i w zimie oraz sporadycznie poza sezonem, a nie tylko wtedy, gdy dochodzi do transakcji sprzedaży. Zatem kasa online powinna zapewniać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas w czasie prowadzenia sprzedaży(…)

Przedsiębiorcy jednak nie zawsze wykonują swoje usługi w siedzibie firmy, czasami np. w przypadku usług budowlanych, usługi te są świadczone poza siedzibą. Do takiej sytuacji odnosi się interpretacja dyrektora KIS z 11 grudnia 2020 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.720.2020.2.MN, która wskazuje, że co do zasady kasa powinna być połączona z internetem w czasie godzin pracy, czyli otwarcia punktu usługowego lub firmy, a nie tylko wtedy gdy dochodzi do transakcji sprzedaży. Jeśli działalność podatnika polega na świadczeniu usługi w miejscu wykonywania remontu czy innej usługi budowlanej, to mamy do czynienia z inną sytuacją. Z powyższego wynika, że z uwzględnieniem charakteru wykonywanej działalności, może się zdarzyć, że kasa nie będzie włączona przez kilka tygodni.

Jednak co jest istotne, brak klientów w sklepie, nie pozwala na wyłączenie kasy i włączenie jej dopiero w momencie kiedy przyjdzie klient. W interpretacji indywidualnej dyrektora KIS z 25 marca 2021 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.47.2021.1.KK możemy przeczytać, że kasa online powinna być włączona i podłączona do sieci z możliwością połączenia z CRK podczas przebywania Wnioskodawcy w gabinecie, nie tylko w momencie sprzedaży, ale także, gdy Wnioskodawca przebywa w gabinecie w gotowości do świadczenia usług.

Podsumowanie

Przedsiębiorca powinien dopełnić wszelkich czynności, aby zapewnić połączenie swojej kasy online z Centralnym Repozytorium Kas. Jeśli zdarzy się sytuacja, że połączenie to zostanie utracone, wówczas podatnik zgodnie z art. 111 ust. 3ab ustawy o VAT jest zobowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i jednocześnie zapewnić połączenie niezwłocznie po ustaniu usterki. Jeśli połączenie zostanie utracone trwale, wtedy należy ustalić z naczelnikiem urzędu skarbowego połączenie w innych określonych odstępach czasu. Na udostępnianie danych w określonym czasie, podatnik powinien mieć zgodę naczelnika urzędu skarbowego.

 

Podstawa prawna:

• art. 111a ust. 3, ust. 3ab, ust. 6 ustawy z 11 marca 2004 r.  o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 931 ze zm.)
• art. 193a par. 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 2651 ze zm.)