Kwalifikowana elektroniczna skrzynka pocztowa

Każdy podmiot (nie tylko przedsiębiorcy, ale także każda osoba prywatna) będzie mógł utworzyć swoją kwalifikowaną elektroniczną skrzynkę pocztową. Z założenia będzie to skrzynka na portalu podobnym do obecnego portalu ePUAP. Można mieć jedynie nadzieję, że będzie on dużo łatwiejszy i bardziej intuicyjny w obsłudze.

Każdy przedsiębiorca będzie musiał taką skrzynkę założyć. Ale spokojnie, obowiązek ten będzie dotyczył przedsiębiorców wpisanych do CEIDG (czyli jednoosobowe działalności gospodarcze) dopiero od 1 października 2026 r. Przedsiębiorców wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS obowiązek ten obejmie dużo wcześniej, bo 1 października 2021 r. W tym samym czasie obowiązek obejmie prawników wykonujących zawód (radców prawnych, notariuszy, komorników itp.).

Skrzynka będzie wykorzystywana do korespondencji z urzędami, sądami i niektórymi innymi podmiotami publicznymi. Urzędy powinny zacząć jej używać już od 1 lipca 2021 r. Do sądów zmiany dojdą później, bo dopiero 1 października 2022 r.

Otworzenie skrzynki będzie odpłatne. Będzie polegało na wykupieniu tzw. „usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego” u dostawcy usług zaufania. Dostawcami mają być podmioty rynkowe, ale do 2025 r. będzie to Poczta Polska S.A. Nie będziesz jednak skazany na tego operatora pocztowego na zawsze – z czasem będziesz mógł go zmienić na inny podmiot, zachowując swój dotychczasowy adres email.

Jak to będzie wyglądało

Docelowo cała korespondencja urzędowa będzie wysyłana elektronicznie. Doręczenie elektroniczne będzie traktowane na równych zasadach jak doręczenie dotychczasową przesyłką pocztową. Korespondencja będzie dwustronna. Oznacza to, że Ty również będziesz mógł wysłać do urzędu pismo elektroniczne (podpisane podpisem zaufanym, podpisem osobistym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym).

Jeżeli nie da się jej tak doręczyć (bo przykładowo nie masz elektronicznej skrzynki pocztowej), to zostanie doręczona w tzw. usłudze hybrydowej. Oznacza to, że urząd wyśle do Ciebie maila, który otrzyma operator (obecnie Poczta Polska), który tego maila wydrukuje, zapakuje do koperty i doręczy Ci jak zwykły list polecony.

Teoretycznie pisma w trybie hybrydowym mają być drukowane w warunkach zachowujących tajemnicę korespondencji, w sposób zautomatyzowany. W praktyce może pojawić się oczywiście dużo problemów w tym zakresie.

Dopiero jeżeli wysłanie maila będzie niemożliwe (bo przykładowo przesyłka zawiera wyrok sądu albo akt notarialny), urząd wyśle korespondencję w dotychczasowy sposób – zwykłą przesyłką poleconą.

Dużo wyjątków

Nowe przepisy przewidują bardzo dużo wyjątków. Wyjątki dotyczą kwestii technicznych, organizacyjnych oraz samego charakteru pisma. Przykładowo pismo nie będzie wysłane elektronicznie, jeżeli objętość przesyłki to uniemożliwi lub wystąpią „inne przyczyny techniczne”. To nadawca będzie każdorazowo decydował o tym, czy taki wyjątek wystąpił. Jeżeli tak – pismo będzie wysłane standardowo, pocztą.

Przewiduje się także bardziej szczegółowe wyłączenia stosowania ustawy, z których kluczowy dotyczy zamówień publicznych. Do postępowań o zamówienie publiczne przepisy o doręczeniach elektronicznych w ogóle nie będą miały zastosowania.

Elektronicznie jak papierowo

Wszelkie dokumenty elektroniczne wysłane do i otrzymane z urzędu będą miały moc równą dokumentowi papierowemu. Tak będą doręczane także decyzje i postanowienia administracyjne.

Pozostawiono oczywiście liczne wyjątki dotyczące dokumentów, które muszą mieć specjalną formę (np. akty notarialne). Takie dokumenty w ogóle nie będą przesyłane elektronicznie.

Korespondencja nie tylko z urzędami

UWAGA! Kwalifikowane doręczenia elektroniczne będą wykorzystywane nie tylko do korespondencji z urzędami. Mogą być wykorzystane także w bieżącej działalności gospodarczej. Przykładowo, elektronicznie będzie wysyłana korespondencja spółki do jej wspólników.

Wdrożenie rozłożone w czasie

Ustawa wejdzie w życie 1 lipca 2021 r. Od tego czasu urzędy i podmioty publiczne powinny wymieniać się korespondencją wyłącznie elektronicznie. Dopuszczalne będzie korzystanie z dotychczasowych rozwiązań ePUAP na równych zasadach przez kilka kolejnych lat.

1 października 2021 r. ustawa obejmie m.in. przedsiębiorców wpisanych do KRS (przede wszystkim spółki prawa handlowego).

1 października 2022 r. zmiany powinny dojść do sądów cywilnych i gospodarczych.

1 października 2026 r. zmiany obejmą przedsiębiorców wpisanych do CEIDG, także spółki cywilne.

1 października 2028 i 2029 r., czyli najpóźniej, zmiany obejmą postępowania w sądach karnych – jak widać, nawet tak późna data jest rozłożona na raty.

 

 

Zalecamy

1. Jeżeli prowadzisz działalność w formie spółki, przygotuj się na wprowadzenie elektronicznej korespondencji od 1 października 2021 r. Szczegółowy opis jak założyć elektroniczną skrzynkę pocztową opublikujemy jak tylko zostaną podane techniczne informacje na ten temat.
2. Jeżeli prowadzisz działalność jako jednoosobowy przedsiębiorca, rozważ założenie elektronicznej skrzynki pocztowej jeszcze w 2021 r. Nie będziesz miał takiego obowiązku, jednak może to przyspieszyć prowadzenie Twojej korespondencji z urzędami. Pamiętaj, że założenie elektronicznej skrzynki pocztowej oznacza wyrażenie zgody na prowadzenie całej korespondencji elektronicznie. Urząd nie będzie Cię dodatkowo pytał, czy wyrażasz na to zgodę.
3. Jeżeli prowadzisz działalność jako radca prawny, adwokat, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz, czy radca Prokuratorii Generalnej RP, pamiętaj o założeniu elektronicznej skrzynki pocztowej najpóźniej 1 października 2021 r. Będziesz musiał z niej korzystać w sprawach zawodowych.