Obecnie obowiązek posiadania profilu na PUE ZUS mają płatnicy rozliczający składki za więcej niż pięć osób. Od 1 stycznia 2023 r. obowiązek ten dotyczyć będzie wszystkich przedsiębiorców – także właścicieli małych firm, czyli zatrudniających do pięciu pracowników oraz tych, którzy płacą składki tylko za siebie.

Do 30 grudnia br. wszyscy płatnicy składek – osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej – powinni mieć konto na PUE ZUS. Mogą to zrobić osobiście lub upoważnić kogoś do dostępu do roli płatnika na PUE ZUS. Jeżeli płatnik składek samodzielnie nie założył profilu na PUE ZUS, ale udzielił pełnomocnictwa do swojej roli płatnika np. księgową lub pracownika biura rachunkowego, to znaczy, że płatnik ma już swój profil.

Jak osoba fizyczna może upoważnić inną osobę do swojego profilu płatnika na PUE ZUS?

Aby upoważnić inną osobę do swojego profilu płatnika na PUE ZUS, trzeba dla niej złożyć pełnomocnictwo w ZUS. Można przekazać je w formie papierowej do placówki ZUS lub w formie elektronicznej – przez PUE ZUS. Najlepiej skorzystać z gotowego formularza ZUS PEL „Pełnomocnictwo”.  Na formularzu – w sekcji Zakres pełnomocnictwa – trzeba zaznaczyć pole „do załatwiania spraw za pośrednictwem PUE ZUS” oraz wpisać datę, od której osoba upoważniona ma mieć dostęp do profilu płatnika na PUE ZUS. Można też podać datę końca nadanego upoważnienia. Następnie należy zaznaczyć, że pełnomocnictwo jest udzielane do roli płatnik składek. Pełnomocnictwo składane elektronicznie można podpisać: profilem zaufanym, podpisem osobistym (e-dowodem) lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jak osoba prawna może upoważnić inną osobę do swojego profilu płatnika na PUE ZUS?

Aby upoważnić inną osobę do swojego profilu płatnika na PUE ZUS, trzeba dla niej złożyć pełnomocnictwo w ZUS. Można przekazać je w formie papierowej do placówki ZUS lub w formie elektronicznej – przez PUE ZUS. Najlepiej skorzystać z gotowego formularza PEL „Pełnomocnictwo”. Na formularzu – w sekcji Zakres pełnomocnictwa – trzeba zaznaczyć pole „do załatwiania spraw za pośrednictwem PUE ZUS” oraz wpisać datę, od której osoba upoważniona ma mieć dostęp do profilu płatnika na PUE ZUS. Można też podać datę końca nadanego upoważnienia. Następnie należy zaznaczyć, że pełnomocnictwo jest udzielane do roli płatnik składek.

Jeśli spółka ma wielu przedstawicieli, którzy zgodnie z KRS wspólnie muszą udzielać pełnomocnictwa, to do formularza PEL należy dołączyć  załącznik PEL-Z. Załącznik musi być podpisany przez wszystkich przedstawicieli. Pełnomocnictwo składane elektronicznie można podpisać: profilem zaufanym, podpisem osobistym (e-dowodem) lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jak założyć profil w ZUS?

Aby założyć profil na PUE ZUS trzeba:

• wejść na stronę www.zus.pl i kliknąć przycisk [Zarejestruj w PUE] (na górze strony).
• wybrać, dla kogo zakładany jest profil – do wyboru jest rejestracja: [Dla Ciebie], [Dla przedsiębiorców] oraz [Dla firm]. Formularz rejestracyjny nieznacznie różni się w zależności od dokonanego wyboru. Po wybraniu rejestracji [Dla przedsiębiorców], poza danymi osobowymi, trzeba wpisać NIP.
• wybrać sposób rejestracji: – za pomocą metod z portalu login.gov.pl (profil zaufany, e-dowód, bankowość elektroniczna), – za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, – za pomocą bankowości elektronicznej banku, który świadczy taką usługę wspólnie z ZUS (lista banków na www.zus.pl), za pomocą formularza rejestracji.
• Przy rejestracji za pomocą login.gov, kwalifikowanego podpisu elektronicznego i bankowości elektronicznej, część danych w formularzu rejestracji wypełnia się automatycznie. Metody te pozwalają również na potwierdzenie tożsamości, dlatego skorzystanie z nich nie wymaga wizyty w ZUS.
• Przy rejestracji za pomocą formularza rejestracji (przycisk [DO REJESTRACJI]), trzeba wypełnić wszystkie obowiązkowe pola. W ciągu 7 dni od rejestracji trzeba też potwierdzić swoją tożsamość w dowolnej placówce ZUS lub podczas e-wizyty. Na wizycie trzeba mieć ze sobą dokument tożsamości – dowód osobisty lub paszport.

Obecnie konto na PUE ZUS ma obecnie 10,8 mln osób.