Korygowanie faktur

Ustawa VAT przewiduje, że dokonaną sprzedaż można skorygować, jeżeli:

1. udzieliłeś klientowi rabatu lub upustu po dokonaniu sprzedaży;
2. klient zwrócił Ci zakupiony towar;
3. otrzymałeś zwrot zaliczki (zadatku).

Sposób korygowania faktur, który obowiązywał do końca 2020 roku, był oceniany negatywnie. Nakładano bowiem obowiązek posiadania przez wystawcę takiej faktury udokumentowania potwierdzenia jej odbioru przez nabywcę. I chociaż były z tym problemy, przedsiębiorcy przyzwyczaili się to prawidłowego wypełniania tego obowiązku.

Zmiana sposobu rozliczania faktur korygujących (zmniejszających) – sprzedawca

Ustawa zmienia sposób rozliczania korekty faktur. Od 1 stycznia 2021 roku fakturę korygującą (zmniejszającą) rozliczysz za okres, w którym ją wystawisz. Nie będziesz potrzebował już potwierdzenia jej otrzymania przez odbiorcę. Ale nie oznacza to zmniejszenia obowiązków.

Nowym warunkiem jest posiadanie dokumentów, które będą potwierdzały, że korekta ta została uzgodniona z nabywcą. Dodatkowo dokumenty mają potwierdzać, że warunki przyznania upustu lub zwrotu towarów zostały spełnione. To oznacza, że obowiązek gromadzenia potwierdzeń odbioru faktury korygującej zastąpiono obowiązkiem gromadzenia dokumentów uzasadniających sporządzenie korekty.

Jeżeli dokumenty uzasadniające wystawienie korekty uzyskasz w okresie późniejszym niż wystawiona faktura, obniżenia podatku należnego możesz dokonać właśnie dopiero w tym późniejszym okresie.

Przykład

Pan Adam sprzedaje materiały budowlane. W styczniu wystawił fakturę na sprzedaż 520 dachówek firmie X sp. z o.o. W styczniu spółka zwróciła 20 sztuk dachówek. W związku z tym Pan Adam wystawił dokument PZ i przyjął na magazyn towar i jednocześnie wystawił fakturę korygującą, którą wysłał do firmy X. Faktura korygująca została odebrana w lutym. Kiedy rozliczyć korektę?

Skoro zwrot towarów był dopuszczalny i Pan Adam przyjął go z powrotem, czego potwierdzeniem jest dokument PZ, to należy uznać, że warunki posiadania dokumentów, z których wynika korekta, zostały spełnione. Tym samym już w styczniu Pan Adam może rozliczyć korektę.

Zmiana sposobu rozliczania faktur korygujących (zmniejszających) – kupujący

Niestety moment na rozliczenie korekty faktury przez kupującego będzie określany inaczej. W tym wypadku nie będzie w ogóle miała znaczenia data wystawienia faktury korygującej.

Jednym kryterium rozliczenia korekty będzie okres, w którym spełniły się warunki do dokonania korekty, wynikające z uzgodnienia ze sprzedawcą.

Przykład

Spółka X świadczy usługi budowlane. Uzgodniła z firmą A, że w przypadku dokonania płatności do 10 dni po wystawieniu faktury przyzna rabat 5%. Uzgodnienie to zostało zawarte w podpisanej umowie. 30 stycznia 2021 r. wystawiła fakturę na usługi w kwocie 100 000 netto (123 000 brutto). Płatność za fakturę spółka otrzymała 8 lutego 2021 r., czyli warunki przyznania rabatu zostały spełnione w lutym. Jednak zapomniała wstawić korekty. Tę wystawiła dopiero 25 marca 2021 r. Firma A otrzymała korektę 2 kwietnia 2021 r.

W takim przypadku Spółka X obniży podatek należny w rozliczeniu marca 2021 r. (bo wówczas wystawiła fakturę korygującą), natomiast firma A powinna zmniejszyć podatek naliczony w rozliczeniu lutego 2021 r. W tym bowiem miesiącu, zgodnie z postanowieniami umowy, spełnione zostały warunki przyznania rabatu. Nie ma znaczenia, że nie otrzymała faktury korygującej.

Korekta zwiększająca

W przypadku, gdy korekta dokumentuje zwiększenie podstawy opodatkowania, korektę tę rozliczasz na bieżąco w okresie, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania.

Jednakże naszym zdaniem, jeżeli błąd zaistniał już w chwili wystawienia faktury, wówczas będzie konieczność rozliczenia tej transakcji w pierwotnym okresie.

Przykład

Firma A w styczniu 2021 r. sprzedała Spółce X 100 worków z cementem. Jednak w fakturze nastąpiła pomyłka i wykazano tyko 10 sztuk. W lutym firma A wystawiła fakturę korygującą wskazując 100 sztuk. Kiedy firma A ma rozliczyć fakturę korektę?

Niestety w tym wypadku błąd nastąpił już w momencie sprzedaży, w związku z czym Firma A powinna skorygować swoje rozliczenie za styczeń, a nie luty 2021 r.

Problemem może być sytuacja, gdy w pierwotnej fakturze błędnie określiłeś stawkę, np. zastosowałeś 23% zamiast 8%. Wówczas powinieneś odpowiednio zastosować przepisy dotyczące korygowania faktury. Czy wówczas również będziesz musiał spełnić warunek posiadania uzgodnienia z kontrahentem? A jeżeli on się nie zgodzi, to czy to oznacza, że nie możesz skorygować faktury? Pytań i praktycznych wątpliwości do nowych regulacji jest dużo.

Korekta na starych zasadach od 2022 roku.

Jest też dobra wiadomość. Masz możliwość stosowania nowych przepisów dotyczących korygowania faktur dopiero od 1 stycznia 2022 r. Jednak abyś mógł tak postępować, musisz to uzgodnić ze swoim kontrahentem i potwierdzić na piśmie wasze uzgodnienia. Wybór jakiego dokonasz będzie obowiązywał przez okres co najmniej 3 miesięcy, lecz nie dłużej niż do końca 2021 roku. Dodatkowo do porozumienia musi dojść przed wystawieniem pierwszej faktury w 2021 r.

Oznacza to, że część faktur będziesz zmuszony rozliczać na nowych zasadach, a część na starych. W praktyce może to spowodować liczne problemy.

 

 

Zalecamy

1. Pamiętaj, że jeżeli udzielasz rabatu, upustu lub otrzymałeś zwrot towaru to podatek należny zmniejszysz w miesiącu, w którym wystawiłeś fakturę korygującą, pod warunkiem, że miałeś dokumenty potwierdzające i uzasadniające jej wystawienie. Jeżeli jednak dokumenty te otrzymasz w późniejszym okresie, podatek należny obniżysz w miesiącu ich otrzymania.
2. Dodatkowo, jeżeli z umowy lub uzgodnienia wynika, że powinieneś otrzymać rabat lub upust, podatek naliczony zmniejszasz w miesiącu, w którym te warunki zostały spełnione. Nie ma znaczenia, czy posiadasz na ten moment fakturę korygującą od sprzedawcy.
3. Co ważne, możesz uzgodnić z każdym swoim kontrahentem, czy nowe zasady korygowania będą Was dotyczyły w 2021 r. Uzgodnienie to musi być zawarte na piśmie przed wystawieniem pierwszej korekty w 2021 roku. Zawierając je pamiętaj też o tym, że może być ono zmienione nie wcześniej niż 3 miesiące od jego zawarcia.