Przepisy dotyczące świadczeń związanych z podróżami służbowymi przewidują ryczałtowe rozliczenie kosztów związanych z tymi przejazdami, nie wyłączają jednak możliwości rozliczenia również w oparciu o faktyczne poniesione wydatki.

Pracownik otrzymuje świadczenia z tytułu podróży służbowych w postaci diet oraz zwrotu kosztów:

• przejazdów,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej (przy czym w delegacji krajowej jest to jeden ryczałt, w delegacji zagranicznej dwa ryczałty),
• noclegów,
• innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zasady ich wypłaty itp. reguluje rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. U pracodawcy spoza sfery budżetowej regulacje w tym zakresie – odmienne niż te, które zawarto w tym rozporządzeniu znajdować się mogą w postanowieniach wewnętrznych (układ zbiorowy, regulamin wynagradzania) albo w umowach o pracę.

Rozliczenie kosztów przejazdów

Rozliczenie kosztów przejazdów miejscowych w przypadku oby rodzajów delegacji (wyjazdy krajowe i zagraniczne) wyrażone jest w postaci ryczałtów. Różnią się one co do wysokości, sposobu ustalenia oraz katalogów sytuacji, w których nie przysługują.

Podróże krajowe

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20 proc. diety. Obecnie jest to kwota 6 zł (20 proc. z 30 zł).

28 lipca 2022 r. wchodzi w życie zmiana rozporządzenia, na mocy której nastąpi podwyższenie stawki diety za czas podróży służbowej na terenie kraju z 30 zł (stawka obowiązujące od 1 marca 2013 r.) do 38 zł.

Przepisy rozporządzenia nie wskazują, w jaki sposób liczyć w tym kontekście dobę. Należy przyjąć konsekwentnie – odnosząc się do naliczania diety – że mówimy o 24 godzinach od godziny rozpoczęcia podróży, a nie o dobie kalendarzowej.

Przykład: Pracownik wyjechał w podróż służbową  w środę  o 8.00, wrócił w czwartek o godz. 18.00. Podróż służbowa trwała 34 godziny – należy ryczałt na jazdy miejscowe wynosi 12 zł.

Ryczałt nie przysługuje w następujących sytuacjach:

• jeśli pracownik nie ponosi kosztów takich przejazdów,
• jeśli pracodawca wyrazi na wniosek pracownika zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (w tym przypadku pracownik musi przedstawić dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków – najczęściej będą to bilety za przejazdy).

Nieponoszenie kosztów obejmuje wszystkie sytuacje, w których pracownik nie musiał dokonywać wydatków związanych z jazdami lokalnymi. Będzie tak np. wówczas, gdy środkiem transportu w podróży służbowej jest samochodów, którym dojeżdża do siedziby klienta, po czym bezpośrednio wraca, punkt docelowy znajduje się w bezpośrednim sąsiedztwie dworca kolejowego, na którym pracownik wysiada z pociągu, którym dotarł do danej miejscowości itp.

Pracownik może również wnioskować o zwrot udokumentowanych kosztów przejazdów miejscowych, co – w razie zgody pracodawcy na takie rozliczenie – wyłączy prawo do ryczałtu.

                Ważne! 
Decyzję w tym zakresie podejmuje pracodawca. Najlepiej by zostało to ustalone przed wyjazdem. Jeżeli nie ma takiej możliwości, pracownik powinien skontaktować się z pracodawcą przed dokonaniem wydatku.

Pracodawca może również oczywiście zaakceptować decyzję pracownika po fakcie, oceniając, że opłacenie przejazdu przekraczającego kwotę ryczałtu było niezbędne (np. spóźnienie pociągu, które wymagało przejazdu taksówką, by pracownik zdążył na spotkanie). W każdym przypadku dosyć silnym argumentem może być także stosunkowo niska kwota ryczałtu, który w wielu przypadkach po prostu nie wystarcza nawet na dwa przejazdy miejscowe.

Jeżeli rozliczenie kosztów przejazdów miejscowych opiera się na ryczałcie, pracownik nie dołącza do niego żadnych dokumentów. Składa jedynie oświadczenie, że nie występowały sytuacje wyłączające prawo do ryczałtu. Jeżeli zwrot obejmuje faktycznie poniesione wydatki (nie opiera się na ryczałcie), do rozliczenia pracownik dołącza dowody potwierdzające poniesienie wydatku – rachunek na przejazd taksówką albo paragon, czy też bilety komunikacji miejskiej (skasowane, gdyż takie tylko potwierdzają faktyczny przejazd).

Podróże zagraniczne

W zagranicznej podróży służbowej przy jazdach miejscowych przewidziane są dwa ryczałty:

• ryczałt dojazdowy na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu; w przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje mu ryczałt w wysokości 50 proc. diety (np. ma zapewniony transfer z lotniska jedynie w jedną stronę);
• ryczałt na korzystanie z komunikacji miejscowej w wysokości 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę trwania podróży służbowej.

Ryczałty w delegacji zagranicznej nie przysługują, jeżeli pracownik:

• odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
• ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
• nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Przykład: Pracownik poleciał na dwa tygodnie do Berlina. Przysługuje mu ryczałt dojazdowy (49 euro) na dojazd z lotniska i na lotnisko. Do tego dojdzie ryczałt w wysokości 4,9 euro za każdą dobę trwania podróży zagranicznej, w której ponosi koszty przejazdów miejscowych związanych ze świadczoną pracą. Jeżeli zatem podczas tego dwutygodniowego wyjazdu ma wolny weekend, to za ten czas ryczałt nie będzie mu przysługiwać. Skoro ma dni wolne, to nie realizuje zadań służbowych – ponoszenie kosztów jazd miejscowych należy połączyć z przejazdami w celach służbowych. Zwiedzanie miasta itp. podczas dni wolnych nie daje prawa do tego świadczenia.

                Ważne! 
Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki, ale nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Nie można zatem uzależnić wypłaty ryczałtów od przedstawienia dowodów potwierdzających wydatki.

 

Podstawa prawna:

• par. 9 i 17 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167 ze zm.)